Conseils web-conférence

1. Organiser une web-conférence à l'EHESP

Organiser un Wébinaire

Vous souhaitez organiser une session à distance avec un grand nombre de participants (plus de 60 personnes), voici quelques indications et conseils pour organiser un Webinaire à l'EHESP:

1 : Préparation organisationnelle

Télécharger le guide Organisation d'un Webinaire à l'EHESP
Réservez la licence webinaire de l'école auprès de assistance@ehesp.fr, copiez coller les éléments ci-dessous en précisant:

Nom, prénom et adresse mail de l'organisateur :(qui lancera le webinaire sur zoom)
Titre du webinaire :
Date + heure réelle du webinaire:
Date et l'heure de la session test:
Noms, prénoms et adresses mail des membres de l'équipe organisatrice: (animateur, modérateurs et conférenciers)

Demander à assistance@ehesp.fr d’équiper la salle si c’est en comodal (date et heure)
Téléchargez le fond d'écran extérieur EHESP et le modèle de slide
Téléchargez le fond d'écran intérieur EHESP

2 : Scénarisation du webinaire

Scénariser son webinaire : Télécharge le modèle du Scénario Webinaire (ce scénario servira de fil rouge, il doit être finalisé pour la session test et transmis à toute l’équipe avant la session test
Centraliser les présentations Powerpoint sur un document unique : Téléchargez le modèle Powerpoint avec les diapositives d'introduction
Organiser une session test (indispensable)

Faire signer le formulaire de droit à l'image Téléchargez le formulaire de droit à l'image et faites le signer aux conférenciers si vous souhaitez enregistrer et diffuser votre webinaire ultérieurement.
Envoyez votre enregistrement avec Filesender à capp@ehesp.fr pour recevoir un lien vous permettant de diffuser ce Webinaire en replay

Organiser une classe virtuelle

Vous souhaitez organiser des échanges à distance avec un petit groupe d'apprenants.

Consultez le guide Classe virtuelle : quelques conseils avant de se lancer
programmez votre classe virtuelle
Ressources complémentaires : livre blanc de la classe virtuelle (XOS)
Consultez les tutoriels TEAMS & Zoom la page dédiée aux Services Numériques de l'EHESP

Organiser session en comodal

Le comodal permet l'organisation simultanée d'une session à distance en présence, il permet d'assurer la gestion d’une classe physique, d’une classe virtuelle synchrone et d’une classe en ligne asynchrone au même moment.

Si vous souhaitez mettre en place une classe virtuelle ou un wébinaire en comodal, lisez les informations concernant le dispositif choisi ci-dessus et informez le SAU à assistance@ehesp.fr en précisant :
- la date et l'heure de la session comodal
- la salle réservée

L'accompagnement pédagogique du CApP

Le CApP propose une offre d’accompagnement dans la mise en place de ces dispositifs et plus spécifiquement un accompagnement pédagogique pour :

construire et scénariser votre enseignement à distance
vous approprier les usages des outils de web-conférence dans un cadre pédagogique
animer une formation à distance

Une série d'ateliers est consacrée à l'animation des web-conférences, n'hésitez pas à consulter l'Offre de formation du CApP et à nous contacter capp@ehesp.fr

Le support technique du SAU

Pour assurer la bonne marche de votre webconférence , nous vous conseillons d'informer préalablement le SAU à assistance@ehesp.fr (dans le cas contraire, aucune assistance ne pourra être assurée le jour J)
En cas de difficulté avec l’utilisation du matériel dans les salles de cours, les assistants Support Aux Usagers sont joignables par téléphone au 5000, ou 06.82.08.80.30 ou à l'adresse assistance@ehesp.fr