Conseils web-conférence

1. Organiser une web-conférence à l'EHESP

Organiser un Wébinaire Vous souhaitez  organiser une session à distance avec  un grand nombre de participants (plus de 60 personnes), voici quelques indications et conseils pour organiser un Webinaire à l'EHESP:   1 : Préparation organisationnelle   Télécharger le guide Organisation d'un Webinaire à l'EHESP Réservez la licence webinaire de l'école auprès de assistance@ehesp.fr, copiez coller les éléments ci-dessous en précisant: Nom, prénom et adresse mail de l'organisateur :(qui lancera le webinaire sur zoom) Titre du webinaire : Date + heure réelle du webinaire:  Date et l'heure de la session test: Noms, prénoms et adresses mail des membres de l'équipe organisatrice: (animateur, modérateurs et conférenciers) Demander à assistance@ehesp.fr d’équiper la salle si c’est en comodal (date et heure) Téléchargez le fond d'écran extérieur EHESP et le modèle de slide Téléchargez le fond d'écran intérieur EHESP 2 : Scénarisation du webinaire Scénariser son webinaire : Télécharge le modèle du Scénario Webinaire  (ce scénario servira de fil rouge, il doit être finalisé pour la session test et transmis à toute l’équipe avant la session test Centraliser les présentations Powerpoint sur un document unique :   Téléchargez le modèle Powerpoint avec les diapositives d'introduction Organiser une session test (indispensable) Faire signer le formulaire de droit à l'image Téléchargez le formulaire de droit à l'image et faites le signer aux conférenciers si vous souhaitez enregistrer et diffuser votre webinaire ultérieurement. Envoyez votre enregistrement avec Filesender à capp@ehesp.fr pour recevoir un lien vous permettant de diffuser ce Webinaire en replay

Organiser une classe virtuelle Vous souhaitez organiser des échanges à distance avec un petit groupe d'apprenants.   Consultez le guide Classe virtuelle : quelques conseils avant de se lancer programmez votre classe virtuelle Ressources complémentaires : livre blanc de la classe virtuelle (XOS) Consultez les tutoriels TEAMS & Zoom la page dédiée aux Services Numériques de l'EHESP

Organiser session en comodal  Le comodal permet l'organisation simultanée d'une session à distance  en présence, il permet d'assurer la gestion  d’une classe physique, d’une classe virtuelle synchrone et d’une classe en ligne asynchrone au même moment. Si vous souhaitez mettre en place une classe virtuelle ou un wébinaire en comodal, lisez les informations concernant le dispositif choisi ci-dessus et informez le SAU à assistance@ehesp.fr en précisant : la date et l'heure de la session comodal la salle réservée

L'accompagnement pédagogique du CApP Le CApP propose une offre d’accompagnement dans la mise en place de ces dispositifs et plus spécifiquement un accompagnement pédagogique pour : construire et scénariser votre enseignement à distance vous approprier les usages des outils de web-conférence dans un cadre pédagogique  animer une formation à distance Une série d'ateliers est consacrée à l'animation des web-conférences,  n'hésitez pas à consulter l'Offre de formation du CApP  et à nous contacter  capp@ehesp.fr

Le support technique du SAU Pour assurer la bonne marche de votre webconférence , nous vous conseillons d'informer préalablement le SAU  à assistance@ehesp.fr  (dans le cas contraire, aucune assistance ne pourra être assurée le jour J) En cas de difficulté avec l’utilisation du matériel dans les salles de cours, les assistants Support Aux Usagers sont joignables par téléphone au 5000, ou 06.82.08.80.30 ou à l'adresse assistance@ehesp.fr

2. Les différences entre webinaire et classe virtuelle

A. Différences entre webinaire et classe virtuelle

Le webinaire, qui est la contraction de web et de séminaire a en général pour objectif de partager une ou des informations à une audience plutôt importante, cette audience pouvant aller jusqu’à plusieurs centaines de personnes. L’échange entre l’intervenant et les étudiants reste possible, et plus simple, que pour un cours en amphithéâtre mais, il est quand même limité par rapport à la classe virtuelle.

A contrario, la classe virtuelle permettra donc de recevoir de plus petits groupes, facilitant ainsi l’interactivité entre l’enseignant et les étudiants, mais aussi la collaboration entre les étudiants. La prise de parole va y être plus spontanée que pour un webinaire. Les apprenants peuvent interagir, communiquer, voir des présentations et en discuter, et utiliser des ressources d’apprentissage tout en travaillant en groupe, le tout en ligne.

 Les différentes catégories de web-conférence

B. Pourquoi organiser une classe virtuelle?

Pour répondre à des problématiques :

• • Géographique : les participants ou l’intervenant ne sont pas dans un lieu commun.

• • Pédagogique : la classe virtuelle répond à un besoin d’outil interactif. Les usages pédagogiques peuvent donc être variés :
    • cours en ligne en temps réel
    • animation d’un atelier de préparation à un examen
    • discussion sur un sujet d’actualité
    • collaboration en ligne dans le cadre de la réalisation d’un travail en équipe
    • encadrement à distance, etc

        

C. Organisation générale

• • Durée
    • Pour garder l’attention des participants, la durée maximum préconisée est de : 1h30
    • Sur une demi- journée : couper en 2* 1h30.

Exemple de séquençage d'une classe virtuelle

3. Préparation de la web-conférence

A. Scénarisez votre séance!

Vous devrez adapter votre scénarisation pédagogique à cette modalité à distance en y intégrant les spécificités de l’animation. Votre scénario est l’élément auquel vous allez toujours vous référer, le fil conducteur. Il est important de noter que l’organisation d’une classe virtuelle laisse peu de place à l’improvisation !

Dans le cadre d'un webinaire il est indispensable d'organiser une session test avec les intervenants et organisateurs (pensez à organiser cette session test avec l'aide du capp@ehesp.fr )

Dans votre scénario vous définirez :

• Votre contenu et vos objectifs, les modalités de transmission :
  • diapositives Powerpoint ? Préparer un sondage ? Découper les schémas pour les rendre plus explicites ? Quand utiliser des mises en situation ? Des exercices ? Les modalités d’évaluation : quand vais-je positionner un quiz ? Combien de quiz dans ma séquence ?
  • Les exemple d'activités : exposé (cours magistral), interactions (sondages pour s’assurer de la bonne compréhension de concepts ou encore en début de session pour ajuster le contenu de la formation), etc.
    
    
• Pour garder l’attention et impliquer les participants, alternez les modalités pédagogiques.
  • L’attention : qu’ai-je prévu pour maintenir l’attention de mes apprenants ?
  • La récurrence : Quels sont les signes récurrents que j’utilise pour séquencer mon intervention ? Comment est-ce que je signifie qu’un nouvel apport de connaissance a été donné ? Qu’un exemple est donné …

Organisation générale

• • Durée
    • Pour garder l’attention des participants, la durée maximum préconisée est de : 1h30
    • Sur une demi- journée : couper en 2* 1h30.

Exemple de séquençage d'une classe virtuelle

Pour capter l'attention de vos apprenants, n'hésitez pas à varier les supports (annotations sur image, courtes vidéos, etc)

• le lieu de l'intervention : pour garantir la qualité de votre intervention, il est indispensable d'effectuer un test dans les conditions réelles en amont.
  Choisissez un lieu adapté : salle de web-conférence de l'EHESP, votre bureau ou autre (choisissez un lieu calme et si vous êtes seul un micro-casque assurera une meilleure qualité du son pour vos apprenants).

B. Quelles vérifications techniques et matérielles dois-je faire avant de me lancer ?

Vous devrez disposer du matériel suivant :

• une connexion filaire ou connexion internet haut-débit
• un poste équipé de Skype avec mises à jour effectuées
• une webcam, un micro-casque, les chargeurs de vos matériels
  

C. Informez les participants

Une fois que la préparation est effectuée (ou de façon concomitante), il vous faut communiquer auprès de vos apprenants. Il est important pour les apprenants d'avoir une vision claire du parcours de formation, dans quel cadre s'insère ce webinaire ou cette classe virtuelle. 

Un mail aux participants est indispensable, il permettra de transmettre toutes les informations d'ordre :

N'oubliez pas d'envoyer un rappel à vos apprenants la veille + 30 minutes avant le démarrage de votre web-conférence!

4. Lancement de la session

Il est conseillé de faire une simulation en amont du jour J.

B.  Rappel des conditions d'organisation

• • Rappelez les « règles » de cette classe virtuelle ainsi que les bonnes pratiques pour utiliser l’outil : fermer les micros, pas d'usage de webcam si vous avez beaucoup de participants....
  • Donnez toutes les informations sur les modalités d'interaction et conditions de prise de parole :
    • au fil de l'intervention,
    • temps dédié aux échanges,
    • par "chat" ,
    • à l'oral, etc..)
  • Explicitez les rôles de chacun : organisateur, intervenant(s), participants...

Si vous avez beaucoup de participants, fermez les micros au début de la session. Ouvrez les lorsqu'ils demandent la parole par le "chat". C'est une bonne pratique qui vous évitera des cacophonies lors des lancements.

C. Rappel du programme

• • Rappelez la durée et les informations sur le déroulé de la session
  • Objectifs et contenu de la formation : formalisez les objectifs, les résultats attendus, les notions clés à transmettre,
  • Faites le lien entre cette session dans le cadre de la formation (entre le présentiel et distanciel)
  • Comme pour toutes activités pédagogiques, replacez votre intervention dans le contexte de la formation.

5. Animation de la session

 

Encore plus qu’en présentiel, le rythme est important pour ne pas perdre l’audience :

 

• Le gage d'une web-conférence réussie est l'animation et surtout l'interaction avec l'audience.
  • Faites participer les apprenants dès le début de votre intervention afin d’habituer vos participants à interagir par la prise de parole.
  • Aidez-vous des outils d’interaction à votre disposition, c’est un moyen pour rendre les participants actifs : messagerie instantanée, questions/réponses, exercices, sondages, pointeur, surligneur, tableau blanc, partage d'application, Wooclap.
  • Sollicitez-les dès que possible grâce à des questions ou des réactions à chaud concernant les thèmes abordés.

  Tutoriel Wooclap

• Pour garder l’attention et impliquer les participants, alternez les modalités pédagogiques :
  • Exposé (7- 10 minutes max),
  • tour de table (doit être rythmé par l’animateur sinon assez chronophage),
  • séances de questions/réponses, etc.

• Rythmez au maximum votre intervention pour assurer dynamisme et enthousiasme :  faites des pauses structurantes toutes les 2 ou 3 diapos maximum
  • en utilisant l’outil sondage
  • en invitant les participants à résumer ce qu’ils ont compris
  • en demandant aux apprenants de pauser des questions soit via le chat, soit en prenant la main

Ces activités à distance sont plus délicates à animer qu’en présentiel car vous n’avez pas le même contrôle sur les apprenants. Pour éviter les débordements, soyez très strict sur le temps imparti : annoncez-le à l’avance et rappelez-le régulièrement.

 

B. Animer un diaporama

 

Pour éviter le décrochage d'attention des apprenants, respectez ces trois règles de base : 

1. Animez avec dynamisme : la voix monocorde est rédhibitoire !
2. Mettez de l’enthousiasme, du ludique dans vos présentations
3. Adaptez la forme du support aux spécificités de la classe virtuelle. Tout type de support de formation peut être utilisé pour une formation en classe virtuelle (diaporama, vidéo, site internet, images etc.)

  Téléchargez le modèle Powerpoint que nous préconisons

Télécharger le mémento "Concevoir un diaporama efficace"

  

6. Conclure la session

Il est important de prendre un moment pour clore la session, notamment pour :

• • Evaluer/valider
    • Valider les acquis en utilisant un quizz
    • Evaluer le dispositif et la formation : il peut être intéressant de proposer un questionnaire de satisfaction à chaud ou des questions par messagerie instantanée

Ecran wooclap

• • Faire un bilan de la session et la situer dans son contexte
    • Rappelez les points abordés lors de la classe virtuelle, 
    • Annoncez les futures étapes : « vous recevrez un mail demain avec toutes les informations concernant … ».
    • Si vous n’avez pas eu le temps de répondre à toutes les questions posées, vous pourrez le faire par le biais du forum, par mail etc.
      
      

• • Remercier les participants

Pensez à envoyer un mail : rappelez les points importants, la prochaine date et les quelques éléments clés puis envoyez un compte rendu. Cela réintègre les absents et permet d'avoir des traces.

7. Diffusion en replay du webinaire

• Si vous souhaitez enregistrer votre session n'oubliez pas informer les participants lors du démarrage.

• Si d'autres intervenants ont participé à la session de classe virtuelle ou de webinaire et que vous souhaitez la diffuser ultérieurement, n'oubliez pas de leur faire valider le droit à l'image par le biais de ce formulaire:

- formulaire droit à l'image

8. Plus d'information